Hace apenas unos días y a raíz de la reunión de verano de sede, contábamos que el Departamento de Administración y Finanzas está en plena transformación digital con la implantación y gestión de un nuevo modelo de facturas electrónicas. De esta manera, en Feu Vert se automatizan tareas repetitivas que hasta la fecha se hacían de manera manual, brindándonos múltiples ventajas de costes, tiempos y seguridad.
Y es que, gracias a tecnología OCR (Optical Character Recognition, que a nuestro idioma vendría a ser Reconocimiento Óptico de Caracteres) implementada en Administración y Finanzas, se mejora el flujo de trabajo de toda la empresa al identificar, analizar y guardar todas las facturas de forma automática.
Se reduce así la carga de trabajo diario empleado en trabajo administrativo, pero además: se disminuye el volumen de papel y tinta utilizados para imprimir documentos, lo que es fundamental para continuar minimizando nuestros impactos en materia de sostenibilidad; la búsqueda y recuperación de estos documentos es más rápida y eficiente, mejorando su control y gestión, lo que optimiza todos los procesos; y por si esto fuera poco, se cumple así con la normativa vigente en Protección de Datos, que no es tema baladí.
Al automatizar los procesos administrativos, implementando una solución OCR, Feu Vert da un impulso más en su esfuerzo por ser una empresa más eficiente y sostenible. Pero el éxito de cualquier proceso de innovación y cambio tecnológico, depende siempre de la disposición de su capital humano, por lo que hoy hemos querido hablar con Charo García (Jefa de Contabilidad) y Begoña González (Coordinadora de Contabilidad de gastos generales) para que nos expliquen por qué este proyecto es estratégicamente tan importante para el Departamento de Administración y Finanzas y, por ende, beneficioso para toda la compañía.
¿Cuándo y cómo surge la necesidad de transformar digitalmente el Departamento de Administración y Finanzas?
Begoña: Antes de llegar el COVID-19 ya había varias ideas y proyectos en mente. Pero sin duda, el detonante último para este cambio fue la pandemia. Al tenernos que ir a casa, tuvimos que empezar a solicitar todos los documentos por email y olvidarnos del papel. A partir de ahí, nosotras dejamos de usar el papel y los diferentes departamentos comenzaron a mandarnos todas las facturas firmadas al correo electrónico.
No parece algo sencillo, al contrario, debió de ser una dificultad añadida en aquellos momentos de tanta incertidumbre…
Begoña: No, no fue sencillo. Además, enmarcándonos en el actual Reglamento General de Protección de Datos, nos encontramos con el problema añadido de que esa forma de hacerlo no era la más legal posible. Así que, cuando volvimos a la normalidad en la oficina, tuvimos que buscar otra alternativa, que es el actual OCR. Para que te hagas una idea: Trabajando en papel, en los centros se rellenaba antes un documento a mano al que se añadían todos los tickets y eso nos lo enviaban semanalmente por valija a Sede. En la medida en que nos vimos obligados a digitalizarnos, se pasó a cumplimentar un Excel que, igualmente, había que imprimir y enviar por valija. Ahora, por fin, está ya todo 100% digitalizado, de tal manera que una vez al mes cada centro manda un Excel con todos los tickets escaneados, ¡¡¡y ya!!! Hemos hecho lo mismo también con las boletas de los cierres. Al final, se nota, porque se agilizan las tareas tanto para los centros como para nosotras.
¿En qué consiste exactamente el OCR?
Charo: El OCR es un sistema de gestión documental que, más allá de escanear las facturas y verificar que son verídicas, captura toda la información del documento, la almacena en un formato legible y permite su recuperación de manera sencilla. Se tiene así toda la información localizada y en un lugar muy seguro. De tal manera que, por ejemplo, si viene Hacienda y nos pide una factura, esa factura tiene el certificado de que es real y autentifica la información que hay en ella.
¿Y ha sido fácil para el departamento adaptarse a esta nueva tecnología?
Begoña: Sí. Al final lo hicimos porque con el confinamiento y la pandemia no nos quedaba otra. Entonces, al vernos forzadas con presión y con urgencia, apenas tuvimos tiempo de cuestionarnos otra opción. Aprendimos muy rápido a manejarnos con esta nueva manera de trabajar.
Charo: Claro. Seguimos adelante porque había que sacarlo. En ese momento había que seguir; los proveedores tenían que seguir cobrando y las rentas había que pagarlas. Sí surgía algún problema, ya veríamos en el momento cómo lo solucionaríamos. Además, nosotras estábamos ya muy habituadas a trabajar electrónicamente con muchas cosas, por lo que no nos supuso gran esfuerzo aprender estas nuevas dinámicas. Y estamos encantadas de trabajar sin papel. Si la solución digital es válida y viable, estamos totalmente predispuestas a esta nueva metodología de trabajo.
Destacad una ventaja concreta o especial del OCR:
Begoña: Tiene muchas, pero una fundamental es que ahora está todo más controlado. Antes algunas facturas nos llegaban tarde porque los compañeros nos las mandaban cuando les venía bien y tenían un hueco. Ahora nos llega todo de manera instantánea y además de tenerlo más controlado es mucho más rápido. En cuanto el proveedor nos va pasando las facturas, quedan contabilizadas automáticamente.
¿Se podría decir ya que Administración y Finanzas es un departamento totalmente digitalizado? ¿Qué otros proyectos hay en el departamento?
Charo: No. Es verdad que los gastos generales los tenemos ya contabilizados totalmente online y sin papel. Pero todavía nos falta el desarrollo de la digitalización de proveedores de mercancía que, si todo va bien, empezaremos a introducirlo en septiembre. Así que, después de todo, aún seguimos siendo un departamento con mucho papel.
Begoña: Otro asunto que estamos estudiando es digitalizar las notas de gastos. Al tener que entregar todos los justificantes y tickets de esas notas, es más complicado de hacer. Al final siempre vamos a tener un ticket en papel… Ojalá en un futuro cercano encontremos la manera de llevarlo a cabo.
Charo: También estamos mirando cómo poder escanear los albaranes de entrega de mercancía en los autocentros para que sea mucho más automático. Pero de momento está todavía en el aire.
¿Algún consejo para aquellas personas que estén teniendo dificultades con las nuevas facturas electrónicas?
Begoña: Para empezar, que es normal tener dificultades al principio, no hay que verlo como un problema, sino como una nueva oportunidad de aprendizaje. Y, por encima de todo, un importante trabajo de equipo en el que, quién más quién menos, todos estamos involucrados. Compañeras y compañeros estamos para ayudarnos los unos a los otros, así que todos estaremos familiarizados muy rápidamente con la herramienta y disfrutando de los beneficios de la misma.
¡Gracias, Charo y Begoña, por compartir este importante proceso de transformación!
